Röviden
- Az adatlapot az Érdeklődők listájában, a Megnyitás gombbal éred el.
- Az adatlap négy fülből áll: Adatok, Email napló, Teendők és Idővonal.
- A státusszal és a címkékkel rendben tartod az érdeklődőidet, a teendőkkel pedig nem felejted el, kit kell visszahívnod.
Az adatlap megnyitása
- Kattints a bal oldali menüben az Érdeklődők menüpontra.
- Keresd meg az érdeklődőt a listában. Ha sok érdeklődőd van, használd a Keresés mezőt.
- Kattints a sor végén a Megnyitás gombra.
Az adatlap fülei
| Fül | Mit találsz itt |
|---|---|
| Adatok | Az érdeklődő által elküldött adatok, az egyéni kérdésekre adott válaszai, a státusz, a címkék, a saját jegyzeted, valamint az, hogy honnan érkezett és hozzájárult-e az adatai kezeléséhez. |
| Email napló | Az érdeklődőnek a rendszerből küldött e-mailek. Innen új e-mailt is írhatsz neki. |
| Teendők | Az érdeklődővel kapcsolatos feladataid és a megtekintési időpontok. |
| Idővonal | Minden, ami az érdeklődővel történt, időrendben. |
Adatok fül
Alapadatok
Itt látod, amit az érdeklődő az űrlapon megadott: a nevét, az e-mail-címét, a telefonszámát, az üzenetét, és a kapcsolódó ingatlant, vagyis azt, amelyiknek az oldaláról érdeklődött.
Ezeket az adatokat nem lehet átírni, mert pontosan azt mutatják, amit az érdeklődő elküldött. Ha valamit pontosítanál vagy kiegészítenél (például kiderül, hogy más telefonszámon érhető el), írd be a Saját jegyzet mezőbe.
Űrlap egyéni mezői
Ha az űrlapodon saját kérdések is vannak, itt látod az érdeklődő válaszait. Ha nincsenek egyéni kérdéseid, vagy az érdeklődő nem válaszolt rájuk, itt egy vonás látszik.
Kezelés
Ebben a részben tartod számon, hol tart az ügy.
Státusz
| Státusz | Mikor használd |
|---|---|
| Új | Az érdeklődő most érkezett, még nem foglalkoztál vele. Minden új érdeklődő ezzel a státusszal jelenik meg. |
| Felvettük a kapcsolatot | Már válaszoltál neki vagy beszéltél vele, folyamatban van az ügy. |
| Lezárva | Az ügy befejeződött: például megvette vagy kibérelte az ingatlant, mást választott, vagy már nem aktuális. |
A státuszt a legördülő listából választod ki. Ha az Email napló fülön e-mailt küldesz az érdeklődőnek, a rendszer a státuszt magától át tudja állítani „Felvettük a kapcsolatot”-ra.
Címkék
A címkékkel saját szempontjaid szerint csoportosíthatod az érdeklődőket, például: Vevő, Bérlő, Eladó, Hitelre vásárol, Sürgős.
- Meglévő címke hozzáadása: kattints a Címkék mezőre, és válaszd ki a listából.
- Új címke létrehozása: kattints a Címkék mező melletti + gombra, add meg az új címke nevét, és mentsd el. Ezután minden érdeklődőnél kiválaszthatod.
Egy érdeklődőhöz több címkét is rendelhetsz. A címkék az Érdeklődők listájában is látszanak, így első ránézésre tudod, kivel milyen ügyed van.
Saját jegyzet
Ide bármit leírhatsz, amit az érdeklődőről fontos tudnod: mit beszéltetek telonon, mit keres pontosan, mikor ér rá. A jegyzetet csak te és a munkatársaid látjátok, az érdeklődő nem.
Ne felejtsd el: a státusz, a címkék vagy a jegyzet módosítása után kattints az oldal alján a Mentés gombra.
Forrás és hozzájárulás
| Adat | Mit mutat |
|---|---|
| Honnan érkezett | Melyik oldalról küldte el az érdeklődő az űrlapot. Ha itt az áll, hogy „Nincs adat”, az érdeklődő a funkció bevezetése előtt érkezett, vagy a böngészője nem adta meg ezt az információt. |
| Adatkezelési hozzájárulás | Hogy az érdeklődő hozzájárult-e az adatai kezeléséhez, mikor, és milyen szöveggel. Ha itt az áll, hogy „Nincs rögzített hozzájárulás”, az érdeklődő a funkció bevezetése előtt érkezett, vagy az űrlapon nem volt beállítva adatkezelési tájékoztató link. |
A hozzájárulás azért fontos, mert ezzel tudod igazolni, hogy az érdeklődő beleegyezett az adatai kezelésébe. Ha a hozzájárulás hiányzik, nézd meg, hogy megadtad-e a saját adatkezelési tájékoztatód linkjét a Beállítások → Iroda adatok oldalon.
Email napló fül
Itt látod azokat az e-maileket, amelyeket a rendszerből küldtél az érdeklődőnek. A Keresés mezővel a levelek között kereshetsz.
E-mail küldése az érdeklődőnek
- Kattints az Email írása gombra.
- Ha van előre megírt válaszod, válaszd ki a Gyors válasz sablonból listából. A tárgy és az üzenet ilyenkor magától kitöltődik, és utána még átírhatod.
- Írd be vagy módosítsd a Tárgyat és az Üzenetet.
- Döntsd el, hogy a rendszer állítsa-e át a státuszt „Felvettük a kapcsolatot”-ra. Ez alapból be van kapcsolva.
- Kattints a Küldés gombra.
Az aláírásodat és az irodád arculatát a rendszer automatikusan hozzáteszi a levélhez, ezeket nem kell beírnod.
Helykitöltők: az üzenetbe beírhatsz olyan jelöléseket, amelyeket a rendszer küldéskor az érdeklődő adataira cserél. Így egy sablont sok érdeklődőnek elküldhetsz, és mindenki a saját nevével kapja meg.
| Helykitöltő | Mire cseréli a rendszer |
|---|---|
| {{nev}} | Az érdeklődő neve |
| {{ingatlan_cim}} | Annak az ingatlannak a címe, amely iránt érdeklődött |
Például: „Kedves {{nev}}! Köszönjük, hogy érdeklődtél a(z) {{ingatlan_cim}} iránt.” helyett az érdeklődő ezt kapja: „Kedves Kovács Anna! Köszönjük, hogy érdeklődtél a(z) Budapest, Váci út 45. iránt.”
Ha az érdeklődő válaszol, a válasza a saját e-mail-postafiókodba érkezik, nem az Estatxbe. Ezért az Email naplóban csak a te leveleid látszanak.
Teendők fül
Itt rögzíted, mit kell még tenned az érdeklődővel, és itt látod a megtekintési időpontokat is.
Új teendő
Kattints az Új teendő gombra, és töltsd ki az adatokat:
| Mező | Mit írj bele |
|---|---|
| Mi a teendő? | Röviden, mit kell tenni. Például: „Visszahívni a hitelről”. Kötelező. |
| Határidő | Mikorra kell elvégezni (dátum és időpont). Kötelező. |
| Felelős | Melyik munkatársad intézi. Ha egyedül dolgozol, ez te vagy. |
| Megjegyzés | Bármi, ami a feladathoz tartozik. |
Kattints a Mentés gombra. A teendőről a rendszer e-mailben emlékeztet, így nem csúszik ki semmi a kezedből.
Tipp: ha többen dolgoztok az irodában, a Felelős mezővel osztjátok el a feladatokat. Így mindenki tudja, melyik érdeklődővel kell foglalkoznia.
Megtekintési időpont
Ha megbeszéltél az érdeklődővel egy ingatlanmegtekintést, kattints a Megtekintési időpont gombra, és rögzítsd az időpontot. A megtekintés a teendőkkel együtt jelenik meg a listában.
Idővonal fül
Az idővonal időrendben mutatja, mi történt az érdeklődővel: mikor érkezett, mikor változott a státusza, mikor kapott tőled e-mailt, és így tovább.
| Oszlop | Mit mutat |
|---|---|
| Mikor | Az esemény dátuma és időpontja. |
| Ki | Ki végezte: a látogató, te, vagy valamelyik munkatársad. |
| Esemény | Mi történt, például „Az érdeklődés beérkezett”. |
Az idővonalat nem kell vezetned, a rendszer magától tölti. Akkor hasznos, ha vissza akarod nézni egy régebbi ügy előzményeit, vagy egy munkatársad ügyét veszed át.
Egy érdeklődő útja: példa
- Kovács Anna érdeklődik egy lakás iránt. Megjelenik a listában Új státusszal.
- Megnyitod az adatlapját, és az Email napló fülön egy gyors válasz sablonnal válaszolsz neki. A státusz magától „Felvettük a kapcsolatot”-ra változik.
- A Címkék közé felveszed, hogy „Vevő” és „Hitelre vásárol”.
- A Teendők fülön felveszel egy teendőt: „Visszahívni, időpontot egyeztetni”, holnapi határidővel.
- Telefonon megbeszélitek a megtekintést, ezt a Megtekintési időpont gombbal rögzíted, a beszélgetés lényegét pedig beírod a Saját jegyzetbe.
- Ha Anna megvette a lakást, vagy mást választott, a státuszt Lezárva-ra állítod.
Az érdeklődők adatainak kezelése
Az érdeklődők adatainak te vagy az adatkezelője. Csak arra használd őket, amire az érdeklődő megadta, és a Saját jegyzetbe se írj olyat, amire nincs szükséged az ügy intézéséhez (például egészségügyi vagy pénzügyi részleteket). Ha egy érdeklődő kéri az adatai kiadását vagy törlését, olvasd el a Ha egy érdeklődő kéri az adatai kiadását vagy törlését cikket.
Segítségre van szükséged?
Ha elakadtál, kérj visszahívást az estatx.hu/sugo/visszahivas oldalon, vagy írj az info@estatx.hu címre. Két munkanapon belül válaszolunk, és minden megkeresést ember intéz.